Dispositivo de gestión y administración de las pruebas de examen
2.1. Gestión administrativa: inscripción y registro de candidatos; entrega de certificados o títulos
2.1.1. Se garantiza la protección y la confidencialidad de los datos de los candidatos y de los resultados que hayan obtenido.
Se garantiza la confidencialidad de los datos de los candidatos (identidad y resultados) durante todas las fases del proceso administrativo, mediante un almacenamiento seguro de los datos estrictamente necesarios y el uso de un sistema de códigos. Se restringe el acceso a los datos, resultados y certificados a los candidatos y sus representantes legales.
2.1.2. Se dispone de información y asistencia durante los procesos de inscripción y registro para los candidatos.
Los candidatos cuentan con medios de asistencia y apoyo que facilitan el proceso de inscripción y proporcionan información clara y veraz durante los procesos de inscripción, que les permiten la selección del sistema y la realización de los trámites.
2.1.3. Los procesos de inscripción y registro están interconectados con los de logística y administración de las pruebas.
Los datos que se recaban durante los procesos de inscripción y registro permanecen accesibles y disponibles para ser utilizados durante los procesos de logística y administración, con el objetivo de facilitar la estimación de recursos (por ejemplo, el número de materiales de examen que se precisa).
2.1.4. Se establecen y respetan los plazos para la notificación de resultados y entrega de certificados.
Los candidatos conocen los plazos de notificación de resultados y entrega de certificados desde el momento de la inscripción. Los plazos, que se respetan sin excepción, son breves y acordes con las necesidades de los candidatos (por ejemplo, comunicar resultados a terceros, postular a procesos de acceso a becas y programas de estudios, realizar solicitudes de estatus de ciudadanía y permisos de trabajo o residencia).
2.2. Infraestructura y recursos para la administración de las pruebas
2.2.1. Los procesos de administración están regulados, normalizados y documentados mediante protocolos.
Las normas y protocolos implicados en los subprocesos antes, durante y después de la administración de las pruebas están debidamente documentados en relación con cada uno de los grupos de usuarios: responsables de centros de examen, administradores de pruebas, examinadores, personal de apoyo y candidatos.
2.2.2. Se garantiza un correcto desarrollo de la administración de las pruebas.
Se emplean prácticas de gestión que garantizan la correcta administración, la equidad, la resolución de incidencias y el cumplimiento de las funciones del personal durante la preparación, la administración de las pruebas y la clausura de los procesos de administración.
2.2.3. Se dispone de un equipo humano debidamente capacitado para la administración de las pruebas del examen.
El equipo humano para la administración del examen está compuesto por un responsable y coordinador del dispositivo de administración de exámenes, un panel jerarquizado de examinadores y administradores debidamente cualificados y específicamente capacitados, y personal de apoyo.
2.2.4. Se gestionan y asignan recursos adecuados al volumen de las convocatorias, el perfil del examen y la naturaleza de las pruebas del examen.
Los recursos materiales incluyen medios mecánicos y electrónicos, así como la retribución del personal contratado. Los recursos funcionales se refieren a los tiempos y los espacios que se utilizan en los procesos. Todos ellos se asignan y distribuyen en función del número de candidatos, de las exigencias de administración de las pruebas y de las características de los centros de examen.
2.3. Disposiciones para candidatos con necesidades especiales
Se adaptan a los candidatos con necesidades especiales tanto el proceso de administración y los materiales de examen, como los locales donde se administra.
Se identifican y valoran el tipo y el grado de necesidad que presenta el candidato respecto a la administración, y se disponen las modificaciones necesarias relativas al proceso de administración del examen y a la modificación de sus materiales, de manera que no se comprometa la validez o la fiabilidad de los resultados. Asimismo, se aseguran las condiciones de accesibilidad a los locales, acordes con las necesidades del candidato.
2.4. Selección, gestión y control de los centros de examen
2.4.1. Se emplean procedimientos equitativos y transparentes para la selección, designación y verificación de los centros de examen, valorando la disponibilidad de recursos humanos y materiales.
Se emplean criterios y procedimientos públicos de licitación, concurso, franquicia, etc. para la selección y designación de los centros de examen. Los criterios se refieren a los recursos humanos (por ejemplo, personal de apoyo), recursos materiales (por ejemplo, equipos informáticos) y recursos funcionales (por ejemplo, características de las salas de examen). Se especifican y definen los procedimientos de selección y las responsabilidades, obligaciones y derechos de la organización promotora del examen y de los centros de examen.
2.4.2. Los centros de examen disponen de información, documentación y asistencia sobre la regulación y la gestión de los procesos de administración de las pruebas del examen.
Los centros de examen dependen de sedes de coordinación que proveen al centro examinador de pautas de actuación, modelos y herramientas de gestión, además de apoyo, asistencia e información.
2.4.3. Los centros de examen son objeto de monitoreo y control de forma sistemática.
Se realizan periódicamente auditorías a los centros de examen para verificar el mantenimiento de los requisitos.
2.5. Logística y distribución de los materiales de examen
2.5.1. Se emplea una logística adecuada y segura para la distribución, almacenamiento y custodia de los exámenes.
Se emplean medios de transporte que garantizan la seguridad y la puntualidad en la entrega y devolución de materiales. Asimismo, se establecen medidas de control en el acceso, almacenamiento y custodia de los exámenes, antes y después de haber sido realizados.
2.5.2. Se verifica el buen estado de los materiales de examen en los diferentes estadios de su traslado y distribución.
Se verifica el estado de los materiales de examen a lo largo de las distintas etapas del proceso: en las oficinas centrales (fase previa a la distribución), en los centros de examen (llegada, momento posterior a la administración y anterior a la devolución) y en los centros que se ocupan de la calificación.